info@a-range.ru
В2В КОНСАЛТИНГ
ОБУЧЕНИЕ
+7 499 653 63 88

Аудит кадрового делопроизводства

Что такое аудит кадрового делопроизводства?

Аудит кадрового учёта \ Правовой аудит трудовых отношений – это анализ документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании.

Аудит кадрового учёта поможет  Вам получить объективную информацию о возможных рисках, связанных с документационным обеспечением трудовых отношений на предприятии, позволит принять решение о корректировке кадровой документации, а также взвешенное управленческое решение относительно взаимодействия предприятия с персоналом.

Цель проведения аудита кадрового учёта – выявить нарушения ведения кадрового делопроизводства, которые могут повлечь штрафные санкции со стороны Налоговой инспекции, Инспекции по труду и других инспектирующих органов, а также повысить вероятность возникновения трудовых споров.

Когда необходим аудит кадрового делопроизводства?

  • если Вы провели «конфликтное увольнение» сотрудника (ов) и Вам необходимо подготовиться к возможной проверке инспектирующими органами.
  • если в действующие стати трудового законодательства были внесены изменения и требуется корректировка  документации, регулирующей правовые отношения на Вашем предприятии.
  • если Вы практикуете регулярный аудит кадрового учёта, то и проверке подлежит только документация текущего (или прошедшего) года \ периода.
  • если у Вас сменился «кадровик» или целая команда специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, и Вам нужно зафиксировать положение кадрового документооборота «до и после».
  • если Вы получили от Инспекции по труду (или другой инспектирующей организации) предписание о плановой (или внеплановой) проверке и Вам требуется привести в соответствие с действующим законодательством кадровую документацию.
  • если на Вашем предприятии сменился руководитель (и \или команда топ –менеджмента) и Вам необходимо подготовить для руководства отчёт о настоящем состоянии дел документационного обеспечения трудовых отношений на предприятии.

Какие виды аудита кадрового делопроизводства есть?

Сплошной аудит кадрового делопроизводства – выявление всех ошибок, допущенных при ведении кадровой документации. Именно такой аудит поможет привести кадровый документооборот Вашего предприятия в полное соответствие действующему законодательству.

Выборочный аудит кадрового делопроизводства – анализируются только те кадровые документы, которые позволят получить обзор типичных ошибок и помогут представить текущую ситуацию состояния кадровой документации.

 Экспертный аудит кадрового делопроизводства – анализу подвергают часть заявленного кадрового документооборота, для получения экспертной оценки по проверяемому участку.

Если Вы примите решение провести внутренний аудит кадрового учёта, т.е. «своими силами», то Вам необходимо создать рабочую группу, в которую войдут сотрудники, обладающие экспертными знаниями в сфере кадрового делопроизводства, они будут не только проводить проверку, но отвечать за результаты проведённой проверки.  Не забудьте определить цели и задачи, сроки предстоящего аудита, а также издать приказ по предприятию о предстоящем аудите кадрового учёта.

Если же объем и сложность предполагаемого аудита велики и Вы не уверены, что справитесь «своими силами», Вы можете провести внешний аудит кадрового учёта силами сторонней экспертной организации. Внешний аудит кадрового учёта выполняют и эксперты  компании A-Range Solutions, имеющие многолетний успешный практический опыт работы.

Что в результате аудита кадрового учета?

  • понимание текущего состояния кадрового делопроизводства
  • анализ наличия кадровых документов, требуемых по трудовому законодательству РФ
  • анализ правового содержания локальных нормативных актов, необходимых по ТК РФ
  • список выявленных нарушений с указанием нарушенного норматива
  • описание возможных правовых рисков (возникновение трудовых споров, штрафных санкций со стороны инспектирующих органов) с ссылкой на нормативный правовой акт
  • рекомендации по устранению нарушений
  • приоритетность задач в последующей работе с кадровой документацией
  • план работ по устранению выявленных нарушений

Традиционно, эксперты – консультанты компании A-Range Solutions представляют Вам отчёт по итогам проверки, содержащий не только описательную часть, но и сводные систематизированные, аналитические данные в виде таблиц.  Кроме того, у Вас будет понимание о направлении корректировки кадровой политики предприятия и уровня компетентности сотрудников кадровой службы.

В идеальном варианте, после того как Вы проведёте исправление всех ошибок \ нарушений, мы рекомендуем Вам провести повторную проверку – сверку. Будет ли сверка проводиться «внутренними силами» или Вы привлечёте внешних провайдеров – решение остаётся за Вами.

Как проходит аудит кадрового делопроизводства?

Ниже представлен список ключевых блоков работ по проведению аудита:

  • установочная встреча с заказчиком правового аудита трудовых отношений
  • предварительная оценка условий проведения аудита кадрового учёта: утверждение цели и задач аудита, сроков, трудоемкость выполнения аудита, а также бюджет и состав команды экспертов — консультантов. При определении стоимости аудита сумма проекта сопоставляется с ожидаемым эффектом от внедрения мероприятий по совершенствованию системы кадрового учёта;
  • формирование и согласование программы и плана проведения аудита кадрового учёта;
  • получение от заказчика аудита разрешение на сбор и обработку информации, проведение собеседований с персоналом предприятия;
  • утверждение пакета документов кадрового делопроизводства, подлежащих аудиту;
  • проведение аудита, сбор, систематизация информации. Данный пункт работ осуществляется после определения основных источников получения информации от заказчика аудита. При необходимости, по предварительному согласованию с заказчиком аудита, экспертами – консультантами компании A-Range Solutions разрабатываются анкеты, опросные листы и отчётные формы;
  • анализ содержания документов на соответствие действующему законодательству. Для реализации данных работ важно, чтобы заказчик аудита предоставил проверенную, отражающую проблему исследования, достоверную информацию, обеспечив сопоставимость данных;
  • разработка рекомендаций по результатам проведенной проверки. Обобщаются все аналитические результаты проверки, формируется предварительный проект отчёта для обсуждения и согласования с заказчиком;
  • формирование итогового отчёта. Описывается весь ход работ по проведению правового аудита трудовых отношений,  полученные результаты, а также выводы и рекомендации;
  • согласование с заказчиком целей, задач, сроков и условий повторного аудита — сверки.

Какие кадровые документы подлежат проверке?

Список документов, напрямую упомянутых в нормативных актах, а, следовательно, и истребуемый проверяющими инстанциями, достаточно широк.

Вот лишь некоторые кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, которые должны быть на Вашем предприятии:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым Кодексом РФ порядок приёма \ увольнения работников, права, обязанности и ответственность работника и работодателя, время труда и отдыха, меры поощрения и наказания, применяемые к работникам предприятия и другие вопросы трудовых отношений;
  • Положение о защите персональных данных работников — локальный нормативный акт предприятия, регулирующий систему получения, обработки, защиты, передачи персональных данных работников. Персональные данные – это конфиденциальная информация, к которой нет свободного доступа и работодатель обязан получать подобную информацию непосредственно от самого работника;
  • Трудовые договоры – документы, устанавливающие взаимные права и обязанности работника и работодателя;
  • Инструкции по охране труда – документы, обеспечивающие систему сохранения жизни и здоровья работников в процессе выполнения ими их трудовых обязанностей;
  • Штатное расписание — нормативный документ, отражающий штатную структуру и штатную численность предприятия, отражающий уровень заработной платы на соответствующие должности;
  • Приказы по основной деятельности (касающиеся работы кадровой службы) — регламентируют управленческие решения относительно основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.  Данные приказы издаются во исполнение распорядительных документов, законодательных, нормативных правовых актов;
  • Приказы по личному составу – регламентируют управленческие решения \ действия работодателя с точки зрения действующего законодательства;
  • Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, отражающий состояние о фактически отработанном времени работником. Именно на основании табеля учёта рабочего времени производится расчёт и начисление заработной платы работнику;
  • Трудовые книжки – персональный документ работника, в котором фиксируются записи о трудоустройстве, заполняется работодателем при оформлении трудовых отношений.
  • Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним – книга, созданная по специальной унифицированной форме, в которой производится регистрация создания, получения, отправления трудовых книжек на предприятии;
  • Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда – необходим для регистрации и учёта информации о лицах, прошедших инструктаж, сведения об ответственных лицах, проводивших инструктаж по охране труда;
  • Журнал учёта мероприятий по контролю – предназначен для фиксации и учёта проверок предприятия должностными лицами инспектирующих \ контролирующих органов.  Журнал оформляется по установленной типовой форме.

Аудит кадровых  документов может проводиться по таким основаниям как:

  • отсутствие \ наличие документа;
  • выявленные нарушения;
  • информация, которая в соответствии с действующим законодательством, должна содержаться в документе, но отсутствует.

Все кадровые работники прекрасно понимают значимость корректного ведения кадрового учета предприятия. Когда есть порядок в кадровой документации, то можно не бояться проверок инспектирующими органами, более уверенно чувствовать себя в случае трудовых споров и — самое главное – уберечь руководство и предприятие в целом от штрафных санкций (которые могут быть весьма суровыми – вплоть до остановки деятельности предприятия).

Скачайте и заполните анкету-заявку для подготовки коммерческого предложения

 

Скачать анкету

 

Заполненную анкету можно выслать по электронной почте info@a-range.ru или прикрепить к сообщению в форме  на сайте

  • Ваш Email*
    0
  • Ваше имя*
    1
  • Тема*
    2
  • Сообщение*
    3
  • 4
  • Файлы*загружать файлы здесьUpload
      5